RFP（提案依頼書）とは？書き方や注意点をサンプル付きで解説

ITシステムなどの開発をベンダーに提案する際、依頼側の課題や要望をベンダーに共有することは重要です。
会社間で共通認識を持ち、ベンダーが持つ技術を最大限に引き出したいときに「RFP （提案依頼書）」が役立ちます。

しかし、「RFPに何を書けば良いのか分からない」という担当者も多いでしょう。

そこでこの記事では、RFPの概要や書き方、ベンダーと良好な関係を築いてプロジェクトを成功させる手順について解説していきます。

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）とは？

RFP （Request for Proposal：提案依頼書） とは、新しいITシステムを導入したい企業が、ITベンダーに対して自社の要求に沿った提案を依頼する際に提出する文書です。 RFPには、「システムの目的」「仕様」「要求」「調達条件」などが明確に記載されます。

ITベンダーはこのRFPを基に、どのような構成で、どのようなインターフェースにするかの提案を行います。

ベンダーからより良い提案を引き出すことが目的

RFPを作成する目的は、依頼側の要求を具体的に示し、ベンダーからより良い提案を引き出すことです。

ベンダーから優れた提案を受けるためには、依頼側であるユーザー企業が、「何を課題として捉えているのか」「課題をどのように解決したいのか」「利用者は誰か」「求める機能は何か」などをRFPとして明確に伝えることが重要です。

これにより、ユーザーとベンダー間で、要求や機能、優先順位など共通認識を持つことができ、スムーズなシステム開発を進めることができます。

RFI（情報提供依頼書）提出後に作成する

RFPを作成する前に、ユーザー企業からベンダー企業にRFI （情報提供依頼書） が提出されるケースが多いです。

RFIには、ベンダー企業の企業情報や保有する技術、製品、実績などを提供して欲しいという依頼が記載されています。RFIに応じて提出された情報を基に、ユーザー企業は信頼できるベンダーであるかを評価します。

「要件定義書」とは目的が異なる

RFPの他に、システム開発の初期段階で作成する重要な文書として「要件定義書」があります。要件定義書は、RFPを踏まえて契約を結んだベンダーが、ユーザーの要求をヒアリングしたうえで作成するものです。
要件定義書について詳しくは、「▶要件定義書の書き方とは？記載項目や作成のポイントを解説」をご覧ください。

RFP作成から提出までの流れ

ここからは、RFP作成の手順と、各ステップで決めるべき事柄について、順に紹介していきます。

課題の洗い出し・目的の設定

最初のステップは、システム開発の目的を明確にすることです。解決したい課題を関係部門からヒアリングし、システムを導入することで得られるメリットを整理しておきます。 これがプロジェクトのゴール設定の基礎となります。そして、システムを利用開始したい時期から逆算して納期を決定し、合わせて予算を設定します。

ベンダーの情報収集・RFIの作成

次に、RFI （情報提供依頼）を作成し、依頼するベンダーを探します。これまでに取引があれば、ベンダーの担当者経由で依頼しても良いでしょう。 取引がなく、はじめてRFIを依頼するベンダーは、各社のWebサイトの問い合わせ窓口などから依頼します。RFIを送付し、回答を得ることで、効果的なRFPを作成するために必要な情報を得られます。

課題やベンダーの情報を基にRFPの作成

課題がまとまっており、RFIの回答も揃ったら、RFPを作成します。RFPを作成する段階で、ベンダーからの提案をどのような観点で評価するか、基準を決めておくと、選考がスムーズ進みます。 RFPを送付後、それに応じてベンダーが提案した内容を評価し、契約する企業を決めてください。

RFPの書き方を項目別に解説

ここからは、RFPの具体的な項目と、それぞれの項目で何を書けばよいかということについて解説していきます。

プロジェクトの全体像

RFPは、最初に構築したい開発プロジェクトの背景や全体像を記述します。この章では、主に以下のような項目が含まれます

• 背景・課題: プロジェクトを立ち上げるに至った経緯、現状の課題を具体的に記述します。
• 現状: システム化の対象となる業務の現状を具体的に記述します。既存のシステムがある場合は、その情報も示します。
• プロジェクトの目的とゴール: 本プロジェクトで達成したいことを具体的に記述します。
• システム化の範囲: 対象業務のどの部分をシステム化するかを明示します。

提案依頼内容

次に、RFPを読んだITベンダーに提案して欲しい必要事項を記述します。具体的な項目には以下のようなものがあります。

• 会社情報: 自社 （発注者） の情報を記載します。
• 提案システムの概要・構成: ユーザー側で想定する、システムの概要と構成を記述します。
• スケジュール: 納期を含め、プロジェクトのマスタースケジュール案を示します。
• 納品物一覧: プロジェクトの完了時に納品して欲しいものを列挙します。
  システムだけでなく、マニュアルや運用計画書なども明記します。
• 概算費用: プロジェクトの予算を提示します。
• 契約形態: システムの納品を支払条件とする請負契約が一般的ですが、準委任契約を結ぶこともあります。

選定スケジュール

提案から評価、選定までのスケジュールを示します。また、自社の担当者の連絡先なども明記します。

• 提案書の提出期限
• 提案プレゼンテーションの日時
• 評価基準
• 担当者の連絡先

RFPを作成する際の注意点

RFPを作成する際に注意すべき点を紹介します。RFPに誤りや記入漏れがあると、最終的なシステムの品質が低下しますので、注意しましょう。

部門を超えてヒアリングを行う

業務のシステム化は、複数の部門の多くの人が関わる大きなプロジェクトです。 そのため、RFP作成時には、全てのステークホルダー（プロジェクト関係者）にヒアリングを行い、課題とシステム化への期待を取りまとめることが重要です。

プロジェクトの背景・目的を明確にする

RFP作成時に、プロジェクトを立ち上げてシステムを開発する理由を明確にすることは、成功の鍵です。何を変えたいのか、どのように変えたいのかを具体的に検討し、新システムを導入して実現したいこと、具体的な効果を言葉で示すことが重要です。

また、目的が明確になると、プロジェクトに取り掛かってからベンダーとの要求や仕様でのミスマッチが発生しにくくなり、スムーズな作業が可能になります。

RFP提出後に要求の追加は行わない

ベンダーは、RFPの内容を基に提案し、受注します。そのため、RFPにない要望を後から追加することは基本的にできません。

追加要望は、予算の増加に繋がり、ベンダーとの信頼関係も失われる可能性があります。RFPを作成する段階で、要求・仕様に抜け漏れがないか、慎重に確認することが重要です。

まとめ

この記事では、ITシステムの開発に関する提案をベンダーから募るための、RFP （提案依頼書） の書き方について解説しました。

自社の課題や要望を明確にしたうえでRFPを作成し、スムーズなプロジェクト運営を行うための参考にしてください。

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