労働環境はどうすれば改善できるの？業務改善の進め方や成功のポイント、効果的なフレームワークについて詳しく解説

業務改善で生産性を高めるには、業務内容の理解や改善点の洗い出しなど進め方を十分理解した上で取り組むことが重要です。
この記事では業務改善の進め方や成功させるためのポイント、業務改善に役立つフレームワークなどについて解説します。

業務改善で期待できること

業務改善とは、生産性を向上させたり経営を安定させたりするため、業務の内容や取り組み方を改善するプロジェクトのことです。
業務改善を行うと、大きく分けて3つの効果が期待できます。

〇労働環境の改善
業務改善により働きやすい労働環境ができれば、従業員のモチベーションの維持、向上が見込めます。

〇コスト削減
不要な工程などを見直し、業務効率化を行うことで、無駄なコストを削減できます。

〇利益の拡大
業務改善で従業員1人あたりの生産性が向上すれば、企業全体の利益を拡大できます。

ただし、業務改善を実施しても、すぐに成果が出るとは限りません。
長期的な取り組みにより、業務を継続的に改善していくことが重要です。

業務改善が注目されている理由

業務改善は、より良い経営を行うための方法として注目されています。現在行っている業務プロセスを可視化し、経営計画の目標をより実現しやすくなるように最適化することが可能です。

また、人材確保のための手段としても、業務改善が注目されています。人口が減少し、労働力の確保が困難になっていることは、多くの企業が抱える課題です。業務改善によって働きやすい職場が作れれば、優秀な人材を確保できる可能性が高まります。

業務改善の進め方

業務改善に取り組む際は、現状の把握や問題点の洗い出しを行った上で、計画的に実行することが重要です。
ここでは、業務改善の進め方について解説します。

業務内容を理解する

業務改善で最初に取り組むべき作業は、まず、現在行っている業務の流れや内容を理解することです。業務の全体像を正確に把握した上で改善に取り組まなければ、潜在的な問題点や改善点に気づけないリスクがあります。

各業務に携わっている部署や従業員、利用中のシステムやツールなどを図で可視化すると、わかりやすく整理することが可能です。

問題点を洗い出す

全体像を把握したら、次に業務内容に含まれる問題点を洗い出します。重複している業務や生産性が低い業務などは、改善すべき対象です。また、必要ではあるものの長い時間がかかっている業務も洗い出しましょう。

問題点を洗い出す際に、原因や影響範囲などの分析まで行います。問題となっている業務に誰が関わっているか、なぜ問題が発生しているかなどが分析すべきポイントです。

改善方法の決定

洗い出した問題点に対して、どのような方法で改善するかを決めます。

改善方法を決める際は、費用対効果を考慮することが重要です。例えば、業務改善のためにツールを導入する場合、導入コストに対してどの程度の効果が得られるか検討する必要があります。費用対効果の高い改善策であれば、必然的に業務改善効果も高いと考えられます。

また、改善施策の優先順位を決めた上で、各施策を実行するスケジュールも決めましょう。スケジュールを立てておくと、予期せぬトラブルを未然に防げます。

改善方法の実行と評価

スケジュールに従って、業務改善の施策を順番に実行します。予定通りの改善結果を出す為には、単に改善方法を実行するだけでなく、実際にどのような効果が得られたかを評価することが不可欠です。期待していたような効果が得られず、課題が解決できていない場合は、取り組み方を見直す必要があります。

業務改善を成功させるポイント

業務改善を成功させるには、スケジュール管理や具体的な目標設定などが重要です。
ここからは、業務改善に取り組む際のポイントについて解説します。

プロジェクト体制を整える

日々の業務のやり方を変えることは、従業員にとって負荷の高い作業です。業務改善の取り組みは、現場で働く人のキャパシティを考慮して進める必要があります。

予期せぬ失敗を避けるには、プロジェクト体制を整え、余裕のある作業量やスケジュールで業務改善に取り組むことが大切です。

スケジュールの管理の徹底

一般的に、業務の改善ポイントは複数見つかり、改善のためのアイデアや施策も数多く存在します。
しかし、多くの改善施策を無計画に実施してしまうと、プロジェクトが頓挫してしまうリスクが高まります。

優先度の高い施策から順番に、現実的なスケジュールを立てて丁寧に実行していくことがポイントです。
また、業務改善の進捗状況を定期的に把握し、遅れが生じていないかチェックする必要があります。

具体的な目標の設定

業務改善を成功させるには、目標を具体的に設定することが重要です。例えば、報告書の作成にかかっている時間を半分以下にする、営業活動の成約率を何パーセント高める、というような目標が考えられます。

目標を具体的に設定すると、様々なアイデアの中からどの改善施策を適用するかを決めやすくなります。
目標が曖昧なままプロジェクトを始めてしまうと、効率が下がるリスクがあるため、必ず具体的な目標を設定しましょう。

効果の検証と評価をする

業務改善の施策を実行したあとは、期待していた効果が得られたか、課題は解決されたかを評価することが重要です。
計画した施策がすべてうまくいくとは限らず、短期的には成果が見られない場合もあります。

また、一度実行しただけで終わりにせず、原因の分析から施策の見直し、評価までを繰り返し行うことがポイントです。
継続的な取り組みによって、業務改善の効果が高まります。

業務改善のアイデア事例

業務改善の方法は、文書の電子化やフローチャートの作成など様々です。改善方法で悩まれている方のために、ここでは、業務改善の具体的なアイデアを紹介します。

文書の電子化

文書を紙に印刷せず、電子データとして扱うことで、用紙代などのコストを削減できます。また、資料や帳票を電子化しデータとして管理すれば、書類の経年劣化や紛失を防ぐことも可能です。

必要な情報を素早く検索でき、資料探しにかかる時間を削減できることも、電子化のメリットとして挙げられます。

アウトソーシングの活用

時間がかかっている業務は、社外へのアウトソーシングすることで業務効率の向上が図れます。また、アウトソーシングを活用すると、従業員にかかる負荷を減らし、生産性を高められる可能性もあります。特別なスキルや判断などが不要な業務の中で、社内改善が難しい場合は、アウトソーシングの活用が効果的です。

業務のフローチャート作成

業務フローをフローチャートとして可視化しておくことも、業務を効率化する方法のひとつです。1日に行うべき業務の全体像や着手する順番をフローチャートで把握しておけば、仕事を計画的に進められます。

業務改善に役立つフレームワーク

考えるべき事柄を一定の型として整理したフレームワークは、業務改善に役立ちます。主なフレームワークは次の通りです。

〇PDCA
計画(Plan)、実行（Do）、評価（Check）、改善（Action）を順番に繰り返すフレームワークです。
プロジェクト全体の進捗を管理し、成果を高めていくために活用できます。

〇KPT
継続すること(Keep)、問題点（Problem）、挑戦すること（Try）の3要素で取り組みを整理するフレームワークです。
施策を実行した後の振り返りに適しています。

〇MECE
互いに重複せず、かつ漏れがない（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）ことを指すフレームワークです。
業務の重複を見つけたり、改善のアイデアを考えたりする際に役立ちます。

〇マンダラート
正方形のマス目を曼荼羅のような配置で並べ、アイデアを書き込んでいくフレームワークです。
無理にでもマス目を埋めようとすることで新たなアイデアを思いついたり、まとまっていない考えを整理したりできます。

必要に応じてこれらのフレームワークを活用し、業務改善の取り組みを効率的に進めましょう。

まとめ

業務改善に取り組むと、コスト削減や労働環境の改善など、様々なメリットが期待できます。
業務改善を成功させるには、進め方を理解した上で継続的に取り組むことが大切です。
まずは現状の課題を把握し、優先度の高い施策から計画的に実行していきましょう。

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